Ekonomichefsträff
(Snabba bokslut)
Vid dagens möte diskuterade vi Snabba Bokslut (på initiativ av en av deltagarna). Helene Germundsdotter Öqvist från konsulterna Capacent inledde. Hon talade om möjligheter att korta bokslutsprocessen i termer av ”Lean Finance”, ett uttryck som övertagits från produktionsverksamheter, där Lean Production är ett vedertaget begrepp. Helene deltog i vår diskussion och gav sin syn på våra frågor.
Här är några synpunkter och tankar som kom fram under kvällens lopp; kanske inte så strukturerat i mitt reportage, men leta efter guldkornen!
Till en början talade vi om årsbokslut (men en hel del gäller för alla bokslut).
Problem att hantera:
- Det finns allt bättre ’system’ som kan hantera mycket i bokslutsarbetet, MEN det viktigaste är att processerna i arbetet är genomtänkta och strukturerade.
- Om man har alltför mycket av excel- och manuellt hanterade undersystem, så förlorar man mycket tid, som kunde användas till annat.
- Ständigt förändrade rapportkrav
- Kombinera text-kommentarer-siffror så att ETT budskap framträder
- Svårigheter med att hantera olika versioner av siffror och bokslutskommentarer
- Korrekturläsning
- Att få tid för läsning och siffror för rimlighetsgranskning
Lean Finance (den korta versionen):
- Effektivisera process och arbetssätt
- Fokusera på vad de olika kunderna verkligen behöver
- Plocka bort sådant som inte tillför något värde till bokslutet
Ifrågasätt gamla arbetssätt (Det gäller det mesta vi gör i all affärsverksamhet!)
Betänk skillnaden mellan
- Icke-värdeskapande men nödvändiga bokslutsaktiviteter: skatteinformation, moms etc
- Icke-värdeskapande inte nödvändiga aktiviteter
Andra typer av aktiviteter att skala bort eller effektivisera:
- Väntan på information
- Förflyttning av information
- Duplicering av information
- Oklar kommunikation
- Överbearbetning av data
- För många bokföringsorder?
Vilken detaljnivå ska man kräva i de olika boksluten, när koncernboksluten ofta bara visar siffror i miljoner -eller miljarder för de stora?
”Kommunikéer blir allt viktigare. Årsredovisningen är ett marknadsföringsinstrument:”
Revisorer:
Revisionsprocessen är oftast en långsam del i framställningen av årsredovisningen.
Bestäm med revisorn vad han ska göra, sätt att leverera information till honom, arbete och dokumentgranskning, som kan ske löpande.
Schemalägg hela bokslutsarbetet! Vem; Vad; Hur; När. Mycket kan göras före tidsperiodens slut.
Alla i bolaget måste veta varför viss information måste fram
Specifikt för andra bokslut än årsbokslut:
- Gör prognoser i stället; rapportera till ledningen om periodbokslutet visar stor avvikelse från prognosen.
- Stäm bara av viktiga balanskonton; de övriga kan man stämma av mellan bokslutstillfällen
Skapa arbetsro för ekonomiavdelningen när bokslutsarbetet är som intensivast: fokus! Alla måste veta att andra frågor får vänta några dagar.
========
Nästa möte 9 april.
Henning Ericson
Föreläsare: Heléne Germundsdotter Öqvist, Capacent Föreläsningsdokumentation – ”Fast Closing & Lean Finance”
4 mars