Ekonomichefsträff

(Snabba bokslut)

Vid dagens möte diskuterade vi Snabba Bokslut (på initiativ av en av deltagarna).  Helene Germundsdotter Öqvist från konsulterna Capacent inledde. Hon talade om möjligheter att korta bokslutsprocessen i termer av ”Lean Finance”, ett uttryck som övertagits från produktionsverksamheter, där Lean Production är ett vedertaget begrepp.  Helene deltog i vår diskussion och gav sin syn på våra frågor.
Här är några synpunkter och tankar som kom fram under kvällens lopp; kanske inte så strukturerat i mitt reportage, men leta efter guldkornen!
Till en början talade vi om årsbokslut (men en hel del gäller för alla bokslut).

Problem att hantera:

  • Det finns allt bättre ‘system’ som kan hantera mycket i bokslutsarbetet, MEN det viktigaste är att processerna i arbetet är genomtänkta och strukturerade.
  • Om man har alltför mycket av excel- och manuellt hanterade undersystem, så förlorar man mycket tid, som kunde användas till annat.
  • Ständigt förändrade rapportkrav
  • Kombinera text-kommentarer-siffror så att ETT budskap framträder
  • Svårigheter med att hantera olika versioner av siffror och bokslutskommentarer
  • Korrekturläsning
  • Att få tid för läsning och siffror för rimlighetsgranskning

 

Lean Finance (den korta versionen):

  1. Effektivisera process och arbetssätt
  2. Fokusera på vad de olika kunderna verkligen behöver
  3. Plocka bort sådant som inte tillför något värde till bokslutet

 

Ifrågasätt gamla arbetssätt (Det gäller det mesta vi gör i all affärsverksamhet!)

Betänk skillnaden mellan

  • Icke-värdeskapande men nödvändiga bokslutsaktiviteter: skatteinformation, moms etc
  • Icke-värdeskapande inte nödvändiga aktiviteter

 

Andra typer av aktiviteter att skala bort eller effektivisera:

  • Väntan på information
  • Förflyttning av information
  • Duplicering av information
  • Oklar kommunikation
  • Överbearbetning av data
  • För många bokföringsorder?

Vilken detaljnivå ska man kräva i de olika boksluten, när koncernboksluten ofta bara visar siffror i miljoner -eller miljarder för de stora?
”Kommunikéer blir allt viktigare. Årsredovisningen är ett marknadsföringsinstrument:”

Revisorer:

Revisionsprocessen är oftast en långsam del i framställningen av årsredovisningen.
Bestäm med revisorn vad han ska göra, sätt att leverera information till honom, arbete och dokumentgranskning, som kan ske löpande.

Schemalägg hela bokslutsarbetet! Vem; Vad; Hur; När. Mycket kan göras före tidsperiodens slut.
Alla i bolaget måste veta varför viss information måste fram
Specifikt för andra bokslut än årsbokslut:

  • Gör prognoser i stället; rapportera till ledningen om periodbokslutet visar stor avvikelse från prognosen.
  • Stäm bara av viktiga balanskonton; de övriga kan man stämma av mellan bokslutstillfällen

Skapa arbetsro för ekonomiavdelningen när bokslutsarbetet är som intensivast: fokus! Alla måste veta att andra frågor får vänta några dagar.
========
Nästa möte 9 april.
Henning Ericson


Föreläsare: Heléne Germundsdotter Öqvist, Capacent Föreläsningsdokumentation – ”Fast Closing & Lean Finance”